La dématérialisation, en substituant le papier par des données numériques vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents, qu’ils soient produits en interne ou par des partenaires tels que les administrations, les clients, ou les fournisseurs.

En dehors du cas ou l’entreprise est créée directement dans une logique numérique, la dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c’est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). La dématérialisation à comme conséquence l’expansion de l’informatisation et de ce fait en offre la plupart de ses avantages mais aussi de ses inconvénients.

La démarche de dématérialisation au niveau de la société, implique l’engagement de toutes les parties jouant un rôle économique, social ou culturel, de façon à ce que chacun puisse bénéficier des ressources numériques de l’autre, (lorsqu’elles sont publiques) ce qui facilite l’échange de données, tout en évitant la coûteuse numérisation des documents restant chez certains dans leur forme traditionnelle.

Les enjeux sont tels que les collectivités, et même l’Etat ont décidé d’accompagner les grands mouvements de dématérialisation. En France, la démarche a été initiée en 2001 dans le cadre de la dématérialisation des procédures de marchés publics. Depuis 2012 le plan en est au stade du parachèvement du processus.

Pour ces raisons, le gain de productivité apporté à un secteur par une dématérialisation de ses agents économiques peut faire l’objet d’une reconnaissance et d’un soutien de la part de l’autorité publique. Dans l’état actuel des législations nationales, des difficultés juridiques subsistent pour une complète exploitation des possibilités, comme par exemple l’authentification des partenaires et/ou de leur signature, mais tous les jours des solutions sont validées pour palier ces manquements.

Depuis le 1 er janvier 2012, Les administrations doivent être en mesure de recevoir des factures dématérialisées, et il en est de même des grandes administrations qui doivent proposer une version dématérialisée de leurs procédures.

Les greffes ne pouvaient être exclus de la puissance de cette démarche publique qui prévoit qu’en 2020 « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées” !

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